Politique de confidentialité

Responsable de traitement

CodeCubica sp. z o.o., ul. Długa 29, 00-238 Varsovie, Pologne, édite ce site et exploite Fynesia. Contact : hello@fynesia.com.

Cette politique couvre le site fynesia.com et l’application Fynesia : l’application web, l’application de bureau et l’application compagnon, ainsi que chaque boîte mail, agenda, source de documents et compte de messagerie que vous y connectez.

Pour les données que votre société connecte, c’est elle qui décide de ce qui est connecté et pourquoi, et Fynesia les traite sur ses instructions, dans le cadre du contrat signé avec elle. Pour ce site et pour votre compte utilisateur, CodeCubica est le responsable de traitement.

Sur ce site

Uniquement ce que vous saisissez dans le formulaire de demande de pilote : votre nom, votre email professionnel, votre société et, si vous en écrivez un, votre message.

Notre serveur enregistre également des journaux techniques standard, dont l’adresse IP de la requête, à des fins de sécurité.

Ce site utilise Google Analytics pour mesurer son audience, et seulement après votre acceptation : rien n’est transmis à Google avant, et vous pouvez revenir sur votre choix à tout moment depuis les paramètres des cookies, en pied de page. Votre choix de langue est conservé dans votre navigateur et n’en sort jamais.

Votre compte Fynesia

Lorsque votre société est intégrée, nous créons un compte avec votre nom, votre email professionnel et votre société. La connexion est assurée par Firebase Authentication, un service de Google ; Fynesia ne conserve jamais votre mot de passe.

Nous tenons des journaux techniques de l’utilisation de l’application, dont les adresses IP et les actions effectuées, à des fins de sécurité et de diagnostic.

Ce que vous connectez à l’application

Fynesia travaille sur ce que vous connectez : boîtes mail (Outlook, Gmail, Yahoo et les autres via IMAP), agendas, sources de documents (Google Drive, OneDrive, Zoom), comptes de messagerie (Telegram, WhatsApp) et les réunions que vous enregistrez avec l’application compagnon.

Seuls les dossiers ou libellés que vous cochez sont indexés ; le spam et la corbeille ne le sont jamais. Messages, pièces jointes, événements, documents et transcriptions sont conservés pour que vous puissiez les rechercher, pour que l’assistant puisse y puiser ses réponses, et pour en construire vos contacts et vos deals.

Une nouvelle boîte mail n’est jamais partagée automatiquement avec votre société. Ce que vous partagez est une fenêtre sur votre boîte, pas une copie, et fermer la connexion ferme la fenêtre.

Données Google

Si vous connectez un compte Google, Fynesia ne demande à Google que les autorisations dont chaque fonction a besoin, et vous pouvez refuser chacune d’elles. Voici à quoi sert chacune.

Gmail (lire, rédiger, envoyer et gérer vos emails) : pour lire les messages et pièces jointes des libellés que vous avez choisi d’indexer ; pour tenir les marques lu et non lu à jour entre Gmail et Fynesia, ce qui explique que Google formule l’autorisation comme une gestion de vos emails ; et pour envoyer, en votre nom, les messages que vous écrivez ou approuvez dans Fynesia. Fynesia ne supprime jamais d’email dans votre compte Gmail, ne modifie jamais le contenu d’un message et n’envoie jamais rien sans une action de votre part.

Google Agenda : pour afficher vos événements et vos disponibilités, et pour créer ou modifier les événements que vous créez dans Fynesia. Un événement sur un agenda Google reçoit son lien Google Meet de Google lui-même.

Google Drive : pour importer les fichiers que vous choisissez, et rien d’autre dans votre Drive. Google Meet : pour créer un lien de réunion sur les événements des agendas qui ne sont pas ceux de Google. Votre adresse email et votre nom Google : pour afficher quel compte est connecté.

L’utilisation par Fynesia des informations reçues des API Google, et leur transfert vers toute autre application, respectent la politique de données utilisateur des services API Google, y compris ses exigences d’utilisation limitée (Limited Use).

Concrètement : les données Google ne servent qu’à fournir et améliorer les fonctions que vous voyez dans Fynesia. Elles ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires, jamais vendues, jamais utilisées pour entraîner des modèles généralistes d’intelligence artificielle ou d’apprentissage automatique, et jamais lues par une personne chez Fynesia, sauf si vous nous le demandez pour une assistance, si la sécurité l’exige ou si la loi l’impose. Elles ne sont transmises qu’aux sous-traitants listés plus bas, dans la mesure où chaque fonction le requiert.

Vous pouvez retirer l’autorisation de Google à tout moment depuis votre compte Google. Retirer le compte dans Fynesia efface notre copie du jeton : Fynesia cesse d’atteindre vos données Google dès cet instant.

Comment l’assistant utilise l’IA

Pour répondre à vos questions, résumer, rédiger, extraire contacts et deals et transcrire les enregistrements, Fynesia envoie le texte ou l’audio concerné à l’API d’OpenAI. OpenAI les traite en tant que sous-traitant, selon ses conditions d’API, et ne les utilise pas pour entraîner ses modèles.

Un engagement contractuel : vos emails, documents et enregistrements n’entraînent jamais de modèle, ni le nôtre ni celui d’un autre. Chaque réponse cite le message ou le fichier dont elle provient, et rien n’est envoyé à qui que ce soit sans vous.

Pourquoi

Pour fournir Fynesia dans le cadre du contrat avec votre société, répondre à une demande de pilote, assurer la sécurité du service et respecter nos obligations légales.

Base légale : l’exécution d’un contrat, ou de mesures prises à votre demande avant sa conclusion ; notre intérêt légitime à faire fonctionner et sécuriser le service ; et votre consentement lorsque nous le demandons, comme pour la mesure d’audience de ce site.

Qui y a accès

L’équipe Fynesia, uniquement lorsque c’est nécessaire pour vous assister ou maintenir le service. Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

OVHcloud héberge Fynesia et stocke vos données sur des serveurs situés dans l’Union européenne. OpenAI traite le texte et l’audio pour l’assistant et la transcription, et peut le faire hors de l’Union européenne, dans le cadre des clauses contractuelles types de la Commission européenne. Google fournit Firebase Authentication pour la connexion et, sur ce site et seulement avec votre consentement, Google Analytics.

Les traces de diagnostic du travail de l’assistant sont conservées sur nos propres serveurs, dans l’Union européenne. Elles ne sont lues que pour examiner un bug ou un problème de sécurité, et sont supprimées avec vos données.

Les services que vous connectez, Microsoft, Google, Yahoo, Zoom, Telegram, Meta et votre fournisseur IMAP, ne reçoivent que les requêtes nécessaires à la synchronisation de vos données et aux actions que vous effectuez.

Durée de conservation et suppression

Ce que vous connectez reste dans Fynesia tant que vous l’y laissez. Pour une boîte mail, les paramètres offrent deux choix : Retirer la boîte, qui arrête la synchronisation et efface le jeton mais garde les emails indexés consultables, et Retirer la boîte et ses emails indexés, qui supprime les messages, les fils et tout ce qui en a été dérivé. Aucun des deux ne touche à votre boîte chez votre fournisseur. Déconnecter un agenda ou une source de documents arrête la synchronisation et conserve ce qui a déjà été importé ; les documents et les enregistrements se suppriment un par un.

Il n’existe pas encore de suppression de compte en libre-service. Écrivez à hello@fynesia.com : nous supprimons votre compte et tout ce qui est conservé pour lui, données Google et fichiers stockés compris, sous 30 jours, et nous confirmons une fois que c’est fait. Il en va de même lorsque votre société nous quitte, ou lorsque vous quittez votre société : vos données de messagerie cessent aussitôt d’être synchronisées et sont supprimées sur demande.

Les demandes de pilote faites sur ce site sont conservées jusqu’à 24 mois après notre dernier échange. Les journaux techniques sont conservés sur une courte durée, à des fins d’exploitation et de sécurité.

Sécurité

Les données sont chiffrées en transit et au repos. Outlook et Google se connectent par un jeton que vous pouvez révoquer ; nous ne détenons jamais votre mot de passe. Les mots de passe IMAP sont stockés chiffrés et servent uniquement à atteindre votre boîte. Les données de chaque société sont isolées de celles des autres, avec des permissions par rôle au sein de la vôtre.

Vos droits

Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification ou leur suppression, vous opposer à leur utilisation, ou en demander la portabilité.

Écrivez à hello@fynesia.com : nous répondons sous un mois.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité polonaise de protection des données (UODO).

Modifications de cette politique

Lorsque cette politique change, la nouvelle version est publiée ici avec sa date. Si un changement touche au traitement des données Google ou des données connectées, l’administrateur de votre société en est informé avant son entrée en vigueur.